辦公自動化文檔管理(辦公自動化文件)

一、協同OA是什麽

在數字化的道路上，OA是大多數企業遇到的第一道坎。OA的辦公自動化初衷是利用技術手段提高辦公效率，進而實現辦公自動化。

OA隨著技術的發展而發展，隨著人們辦公方式、習慣、管理思想的變化而變化，並不是一成不變的。所以不同行業、不同單位、不同層次、不同階段甚至不同領導對OA的看法都不一樣，沒有一個標準。

從廣義上講，OA應該是一個企業中除生產控製以外的信息處理和管理的集合：對於高層管理者來說，它是一個決策係統；對於中層管理者來說，它是一個信息管理係統，提供基礎信息，降低其管理成本。對於普通員工來說，它是一個事務係統，提供了很好的辦公工具，讓他們準確高效的工作。如果把一個組織比作人體，那麽OA就是一個傳遞大腦意誌和思想，在體內進行協調運動的神經網絡。

如果說ERP是生產控製係統和精確的數學係統，那麽OA就是協同管理係統和協調的哲學體係。所以我們現在談到OA，經常會加上協同這個詞。

與OA的最佳合作方式是以工作流為引擎，以知識管理為容器，以信息門戶為窗口，讓企業內的員工方便快捷地共享信息，高效地協同工作。其內容主要分為五大類：信息交流(核心是IM、郵件、公告、論壇、通訊錄、門戶等。)、知識資源(文檔、雲盤、知識庫)、事物管理(公文、會議、日程、用車等。)、流程管理(財務、人事、業務流程等。)，以及輔助係統管理(組織結構管理)

雖然內容可以分為幾類，但是相對於ERP和財務係統，協同OA的統一和標準化會更加困難，甚至不可能標準化。這從市麵上的出版物就可以看出來。我搜了全網，發現近十年來關於OA係統的書籍隻有兩三本，大部分都是各個廠商出版的，重點介紹他們的產品設計理念和功能。OA難以標準化，沒有明確的邊界，可見的深度是一個關鍵原因。

現在的協同OA基本都是平台化的，隻有平台產品才能稱為協同OA。平台應該有三個特點：第一，大部分應用功能模塊都是由平台產品派生和定義的，而不是一個一個獨立開發的，至少它們是建立在一套軟件設施上的。二是係統具有很強的可擴展性，包括使用規模(用戶數量)和應用模式(獨立企業和集團企業)的可擴展性。第三，係統具有很強的二次開發能力。一方麵可以對現有模塊進行局部修改和調整，另一方麵可以方便地開發新的功能模塊，如信息發布應用、各種MIS係統、報表應用、BI門戶應用等。第四，係統必須具備集成能力，包括單店登錄集成、數據對接，以及異構係統間功能的集成和調用。

二、協同OA的關鍵組成

如前所述，工作流、門戶和知識管理的有機整合是落地實踐中的最佳解決方案。接下來我們來說說這三者在協同OA中的職責和作用。

(1)工作流程

工作流是通過軟件實現業務管理中各種事務處理全過程的規範。主要形式是通過流程定義完成業務表單的自動流轉、在線審批、全流程跟蹤和決策分析。工作流管理聯盟發布的WfMC是使用最廣泛的規範。

BPM是一個涉及工作流、企業應用集成、業務流程轉換和重組的概念。與工作流沒有嚴格的邊界，但更側重於流程優化和改進，關注和支持第三方應用的集成和協同處理。

近年來，工作流在大多數情況下已經很難獨立存在。一方麵，它往往承擔著核心業務的信息管理；另一方麵，它與協同辦公有著諸多聯係，因此成為協同辦公的核心部分。

過去，工作流往往以基礎中間件的形式存在，開發者基於工作流引擎代碼級開發和維護應用係統。這種形式作為一個獨立的產品，可以承擔複雜大規模的應用操作，但也有明顯的約束。基於工作流中間件開發的係統質量往往難以保證，後期維護管理工作難度大。

現在工作流更多的是以應用平台的形式，直接向客戶提供設計定義功能，門檻低，是協同OA的主要形式。

經過二三十年的發展和演變，工作流已經成為一個非常成熟的範疇。從能力的角度，可以通過以下八個維度進行評估：

過程能力：處理對象是否可以基於角色的定義，而不是人的定義；是否基於圖形化的流程設計；支持流程節點處理模式；流程的自動“條件”處理能力；過程流的角色相關處理能力；流程之間的鏈接和嵌套能力；谘詢和信息流通；流程恢複機製；超時處理能力；

表單設計能力：完整的表單元素支持能力；以及支持詳細列表和表格之間關聯的能力，以及自動生成表格的能力；模板支持；數據驗證；與辦公工具的整合設計；表單頁麵樣式自定義

流程再造能力：能否作為支持企業流程再造的數據基礎，這種能力的關鍵在於是否具備流程版本的可追溯能力。

智能處理能力：智能流轉路徑、智能表單預處理、智能流程聯動。

過程監控能力：及時發現過期的過程實例；終止並清理僵屍實例；了解所有正在運行的流程的運行狀態，評估流程的應用效果。

流程績效考核能力：流程及時性、處理數量等。

過程後管理能力：不僅關注過程，還提供過程結果的信息，支持這些結果數據的挖掘和分析。

擴展接口能力：數據采集和綜合能力；影響其他係統幹預的能力；工作流係統調用接口；

(2)知識管理領域：

企業知識管理是指在企業管理過程中對各種知識和信息的不斷積累、挖掘、應用和創新，形成企業管理和管理智慧。

在知識管理領域，日本學者Nonaka知識螺旋發展模型廣為流行，他將知識劃分為顯性知識和隱性知識，兩者通過共同化、外化、屆荷花、內化等螺旋過程轉化變化。國內可參閱陳村柏老師的著述《知識管理實務聖經》、《知識管理——正確概念與企業實務》。

在信息化體係下，可以將企業知識劃分為靜態知識和動態知識，靜態知識（結果知識）是直接可以供人查閱的現成信息，動態知識（過程知識）則是在各個業務管理的工作流過程中、電子郵件中、項目過程中，不能直接滿足人員應用的知識。如何自動化、智能化地采集、匯總、應用這些知識，是協同OA知識管理的核心。

所以，企業知識管理要解決的主要問題有兩大類：一類是知識資源的有效積累問題；二是知識的傳遞與利用問題。

統一文檔管理是整個協同OA係統中關於知識管理的核心，可以通過這種思路實現有效積累。所有動態過程的文檔都可以歸檔到統一文檔管理係統中來。知識管理係統要支持自定義、自動化的知識資源挖掘利用，全文檢索是基礎、自動分類和打標簽是重點、交流體係是便捷的手段。

當下，語義分析、知識圖譜、大數據挖掘等新技術快速發展，這些技術將會促使知識采集和應用向更智能化、人性化發展。

（3）OA門戶：

門戶是指集成了多樣化、綜合性的信息內容服務的WEB係統網站，係統主要提供新聞資訊、搜索引擎、係統接入、郵箱、社區等內容服務。

經過數十年的發展，門戶已形成一套標準的技術規範。在應用層麵，門戶聚合了很多信息源，向用戶提供了“一覽無餘”的統一界麵；技術層麵，門戶是一個標準、規範的技術體係。在協同OA體係中，門戶約等於辦公門戶，注重內部信息、事務聚合和三統一（用戶、認證、消息）。

在上個世紀，門戶產品主要以國外的為主，包括IBM的WebSphere Portal Server、Oracle的Weblogic Portal和WebCenter Portal、微軟的SharePoint Portal Server，還有開源的Liferay體係，這些產品以穩定、全麵、笨重著稱，廣泛應用在國內大型企業。

目前，國內的主流協同OA平台都自帶了門戶係統，基本能夠覆蓋企業對門戶的絕大部分需求。門戶的核心思想是網頁的個性化，所以應該要具備強大的個性化配置能力，能靈活適配不同用戶、業務單元的定製訴求。

隨著企業微信、釘釘等IM工具逐步演變成辦公平台，我們發現門戶也有了一些新的形態，有些部分變得很關鍵，如麵向業務人員的門戶配置和定義，有些內容變得不那麽關鍵，如統一的用戶、郵件係統等。總體而言是向著輕量、易用、高效發展。

三、協同OA的選型

協同OA在產品設計上，要遵循的七大機製：消息不間斷機製、閉環管理機製、信息回執機製、信息索回機製、痕跡可追溯機製、流程輔助決策機製、係統評估機製。這些原則不僅是廠商要重點考慮的，也是企業在選型產品的時候要關注的。下麵基於這些原則和企業務實的需要，總結了六條協同OA產品選型原則，簡述如下：

（1）成熟穩定原則，一看產品從誕生到成熟的時間。一個協同OA如果沒有三五年專注研發雕琢，是很難達到成熟穩定的，而且這個研發是穩定、持續的。二看客戶實踐案例，沒有20個成功的標杆案例也很難說是成熟的；

（2）實用、易用原則，協同OA要使用起來才能產生價值，而且使用越廣泛價值越高，所以實用和易用要比功能強大更重要；

（3）係統先進性原則，先進性永遠是相對和動態的，一看係統設計是否蘊含先進的現代管理理念；二看是否運用了先進的技術；三看是否具備強大的業務處理能力；四看二次開發能力；

（4）適用性原則：一看是否適合企業的管理架構；二看能否與企業現有IT基礎匹配；三看能否滿足企業IT規劃；

（5）開放性原則：一看數據結構的開放性；二看係統功能接口開放性；三看用戶體係開放性；

（6）安全性原則：一看完整、安全的用戶認證體係；二看完善的用戶授權管理體係；三看數據、前後端的安全防範機製。

參考材料：

《“互聯網+”時代下的協同OA管理》 ，王泉，2016